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如何面对仓库盘点的盈亏?

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仓库管理中,确保账实相符是仓库管理员的核心职责。但在公司定期的盘点中,却时常会发生账实不符的情况!面对这种问题,该怎么办?
 
账实不符包含两种情况:盘亏—即账面数据大于实物数据;盘盈-即账面数据小于实物数据。
盘亏,盘盈,应该怎么分析?
 
不管是盘亏,还是盘盈,要想解决问题,我们就要先对问题进行分析。
 
首先,我们要明确物料的物料进出库操作流程,以及如何确保出入库数据的方法。比如物料出库,是先出库再记账,还是先过账再发货,虽然执行行为一样,但是先后不一样,可能导致出料和记账之间因为其他因素,比如时间间隔,人员变动等产生差异。还有就是有可能在配料的时候,数量就出现问题,而后面负责运输的人或者接收人没有及时发现并更正,导致账实不符。
 
入库同理,比如因为操作原因来料入库数据比实物偏多,或者入库数据比实际来料少,或者因为物料本身的包装数量存在上下偏差且入库的时候不容易明确,后续在拆开使用过程中,综合数据发现账实不符。
 
在生产过程中会产生物料报废或者损耗超出标准是比较常见的情况,但如果对这个流程的退料没有进行有效管理的话,容易导致盘亏。为了确保产品的产出,必然会存在二次或者多次领料,如果中间退料流程没有管理的话,会导致账务混乱。所以在涉及物料数据变动的操作或者流程,任何步骤都应该做好数据管理,二次领料也应该有记录。
 
在管理过程中,部分物料也会产生客观原因导致的遗失,但物料做为公司资产的一部分,相关使用部门要做好资产的管理办法并严格执行。
 
差异分析该谁来做?
 
有人会问,差异分析该由哪个部门来做?在大部分的公司流程中,盘点是周期性的,有月度的、季度的和年度的。盘点一般是由仓储部和财务部同时进行,在公司运营中,财务负责管资金,仓库负责管实物,所有实物都是资金换来的,因此物料管理需要做到账实相符。在物料账实不符的时候,财务一般会发起问责,要求仓储部门内部分析找出原因的所在,再做对应的调账措施。但不是说因为差异分析由财务负责,其他部门就可以放松对自己本职工作的要求,不管哪个职位,严格要求自己做好本职工作才是职业精神的体现。
 
 怎么降低或者避免账实不符?
 
1、规范各业务流程,从操作上降低账实不符的风险。比如完善入库、领料、退库、二次物流申请、报废这几个环节的作业书,确保每个环节都有监督和审核。作业书需要各个相关部门集体开会确定可操作性,做好业务流程衔接,避免重复操作导致的工作效率底下和增加需求部门申请难度,最后决议发布。
 
2、定期抽查或者实盘,以便差异原因可以追溯和弥补。
 
3、定期对仓库管理人员进行业务培训,提高人员责任心和业务能力。
 
4、提高公司运营信息化水平,并对各成员使用权限进行分配,分级管理,降低因为工具或者人为操作导致的差异。
 
总而言之,账实相符是公司资产管理的核心原则,需要做到有执行、有监管,也要有检查,这样才能避免或者降低资产流失或者资产缩水的风险。
 

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