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盘点过后如何处理数据差异?

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盘点工作是现代化仓库管理所必须的一道环节。基于盘点,管理人员能够及时准确的掌握仓库内货物库存的真实情况,同时盘点也是对于日常仓库作业流程是否规范的重要检测方式。一般在盘点过后,正常情况下都会出现一定的差异。
 
对于差异的数据应当如何处理并合理化的解决是摆在每一位仓库管理人员面前的问题。很多时候,盘点如果出现盘盈没事,如果是盘亏就要处理,有些库管人员将盘盈结果向客户隐瞒,甚至将盘盈物品留作私用。
 
上述的做法经常性的会出现在一些仓库管理的过程中,发生这类现象的根源在管理者对于盘点差异化数据缺乏后续的解决方案,因此才导致了这样或那样的问题。盘点后的数据与之前记录库存情况的差异主要为三个方面:数量差异、一种是存放位置差异、第三种是存货质量差异。
 
一 盘亏情况的处理方法
 
盘亏,就是通过盘点结果实际库存与账面库存对比,发现实际库存比账面库存少。产生盘亏的原因是多方面的,主要有出库未记账的、破损未记账的、散装货计数误差(小数点误差)造成的、出库拿错货造成的等。出现盘亏情况,如果不做及时的处理,很容易影响正常出库业务。货主企业很有可能按照账面库存最大数来发布出库指令,但这时候实际库存不足,会影响发货效率,甚至产生业务纠纷。
 
1 出库未记账造成的盘亏:主要包括正常出库未记账以及退回给供应商未记账等。如果是正常出库超发了,则要找到原始出库单,修改出库单的出库数量(增加账面上的出库数量);如果是忘记做出库登记了,则要及时补填出库单据;如果是退货出库(返还给货主单位)没有做登记,则要及时找到退货依据,及时补登退货出库记录,同时要求货主单位做好退货接收的补登手续,以保证双方账目上的一致。
 
2 破损处理未记账造成的盘亏:主要是日常管理中发现的货品质量问题,做了实物处理,但未及时做账务处理,导致实际数与账面数不符。因为变质、损毁等原因造成货品的直接废弃,但没有做损毁品的出库账务处理:这时账务上(WMS)要及时做“减库”操作;因为淋湿、破损等原因导致物品被下架隔离:这时候要及时在WMS账务上做隔离标记。一种做法是直接将破损物品在原货位上冻结;另一种做法是将破损物品移动到次品区,同时在WMS账务上做次品移动记录。
 
3 散装货计数误差造成的盘亏:由于小数点误差造成的数量差异,一方面可以通过在合同上约定允许的误差范围;另一方面,通过增加虚拟入库(哪怕这个入库数量只有零点零几的内容)来平衡这点误差。
 
4 出库拿错导致的盘亏:由于拣货人员不熟练不小心(也有可能是拣货指令不清晰、货位设置不清晰、货品外包装容易混淆等原因),把B商品当成A商品出库了。造成的结果是B商品出现盘亏,而A商品出现盘盈。由于发错货造成的换货处理,要及时找到A商品的出库记录,找出是哪一单拿错了货,然后做换货处理。换货操作是在账外处理的,因为换货操作产生的费用,也应该在账外处理。
 
二 盘盈的处理方式
 
盘盈的意思是实际库存比账面库存数量多。出现盘盈的情况有很多,其处理办法也不尽相同。
 
1 出库时货品少发造成的盘盈:这时候要及时追查上一次盘点与本次盘点之间该物品的出库记录,和收货人及时联系,找到是哪一笔出库单少发了,并商量解决办法。大多数情况下,收货人收到的货物有缺失,一般都会及时联系仓库或者货主单位。
 
2 入库时多收了货造成的盘盈:多收了货而没有记录入账,导致实物库存比账面库存多,多出的部分我们一般叫账外库存。账外库存有可能是货主企业有记录,而仓库忘了记录;也有可能货主企业自身也忘了记录。如果是货主单位知道多发的情况,可以修改当时入库单,增加入库数量;货主单位也没有记录的情况(真的没有记录么,不会有什么猫腻么,我们题外讨论),这时候就是真正的盘盈了。真正盘盈的内容,要做盘盈入库,并且通报货主企业。
 
3 客户退货记录未填造成的盘盈:客户退货正常的流程应该是客户先通知货主企业退货,货主企业再通知仓库负责接收。但实际操作中往往是相反的,是仓库先收到货,而货主企业并不知情;这时候就要及时和货主企业沟通,及时做退货登记。
 
三 存放位置差异的处理
 
存放位置差异一般是因为没按照拣货规则来拣货造成的。在正规的WMS中,系统都会按照拣货规则(一般是先进先出规则)来指定每个商品的拣货位置。但实际情况是,搬运工为了图省事,直接搬离门口近的货,或者待拣货的物品被压在几层托盘底部,不愿挪动,直接取最外层的。如果是偶然的搬错,短期内发现的话,可以修改搬运指令,把原来指定的货位调整为实际发生的货位;如果是经过较长时间,连原来指定货位的内容也发生了变动,这时候已经没法直接恢复了。只能通过库存调整的办法,这里的库存调整,不是调整数量,而是调整现有货品的存放位置以及实际的生产日期批次号等内容。
 
四 存货质量差异的处理
 
一般出现存货质量差异都是账面库存是完好的,实际库存是有破损的或者过期的;基本上是与日常管理失控相关,如没定期巡检仓库,导致未及时发现破损货品,或者虽然发现了,未及时做账务处理;未按照先进先出做出库拣货,导致早期货物长期积压最终过保质期等。如果是出现破损差异,需及时申报破损内容,并做账务处理(次品处理或冻结),同时加强仓库巡检,早发现早汇报早处理;如果是出现过保质期,则要加强先进先出拣货原则的监督落实,制定保质期报警策略。
 

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