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如何选择物流运输管理系统(TMS)?

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随着未来的经济前景逐步看淡,供应链管理人员在管理不断增加的运输和不断复杂的运输需求上存在更多的压力,尤其是那些销售规模在5亿-50亿的企业。
然而,在经济不断反复萧条的压力下,使企业的服务水平和成本降低获得前所未有的提高。供应链及物流经理面临多方的挑战。
简化运输流程、降低运输成本是任何企业在供应链及物流管理中必须遵循的首要原则。运输管理系统(TMS)就是一个很好的工具。 
 
有效降低运输成本
 
为了克服这些挑战,许多企业开始尝试合并或改善TMS,共同的利益驱动让全世界各许多企业加大了对TMS的关注。
而那些规模在在5亿-50亿的企业开始步入全球化阶段,选择和实施TMS又从中引起了很多问题:申请永久的软件授权还是采取“软件即服务(SaaS)”的方式;在企业内部实施还是由企业自己主导;在单独业务上实施还是在企业全面实施等等。
并且,TMS不仅仅只是业务决策,更是一种信息化战略、实施和企业支持问题。从理论上来讲,TMS在经济效益、技术可行以及组织管理上都具有实践意义。它所提出的“业务流程外包”理念可以帮助企业加快TMS的选择和实施,提高企业的运输效率。
一本《地球是平的》的经典着作让人们看到信息化技术正在“推平”整个地球,信息技术让世界变得越来越小。可是对于物流而言,“小世界”反而带来了更大的“大难题”。当每一天要应付全球运输资源配置的巨大挑战时,企业的物流经理无不是殚精竭虑。
特别是燃油价格不断上升,承运人必须“消化”这些问题带来的燃油附加费的增长。而能够有效处理燃油附加费的托运人将费用转嫁给客户,从而使其被“侵蚀”的利润达到最小化。
 
三种用法
 
选择TMS,可以从技术、流程和组织三个方面来考虑,使得运输管理更加有效率、有效益。
首先,要有效地整合企业的供应链,最重要的一点就是能够通过各种职能和团队了解物流和运输的信息。为了使货物运输可视化,越来越多的企业将TMS代替原有陈旧的管理系统或提高ERP的管理标准。TMS解决方案的选择不仅限于单一的(必须获得软件授权)系统。
目前,还有三种选择可以为企业采用TMS提供参考:由企业自己主导的软件研究、多用户共用的软件服务以及最常用的部分外包和由专门的软件服务商负责管理运输管理系统。第三种方式开始于九十年代,当时主要是为企业单独业务专门为运输用户设计。其存在的缺点是不能有效地管理大量的数据。
一般在许多企业当中,每一种运输方式(卡车、铁路、船舶和飞机)都有单独的人员、组织文化和技术。这种分类配置需要特有的软件和额外的硬件设施进行管理。因此,企业TMS系统的实施几乎都需要外部的支持和企业信息技术部门的协助。
软件授权使用(Licensing Arrangement)需要日常软件维护费用的每年支出,一般占购买原始软件费用的18%-22%。而永久授权使用方式也存在一定的变数,主要在IT部门的维护下,由企业运输部门的人员进行管理。
对于硬件来说,硬件可以外包给专门从事该项服务的公司来负责。永久授权的另一种形式是使用那些已经广泛应用、并已获永久授权的软件。但是,由于运输流程不断被企业外包,这种方式也只能作为私营企业采用。
20世纪以来,随着互联网业务不断兴起,TMS的另一种形式开始出现:基于互联网技术,多个企业共同租用软件服务。这种新出现的TMS形式一般由专业软件服务商研发和维护,通过互联网将有关模块授权给相关企业使用。与传统的TMS存在许多不同点。
那么,企业一般在什么情况下购买TMS,这主要取决于企业的长期战略。因此对于托运人而言,他们更希望能够在TMS应用上具有一定的伸缩性和保险性,在数据管理和承运人关系维护上占据主动权。软件使用永久授权或采用SaaS方式来进行运输流程外包可能更实际一些。
 
如何做到“改头换面”
 
运输计划和实施主要包含在企业内部的运营中,业务和供应链成长快于国内市场会增加货物数量和货运的复杂程度。对供应链可视化的要求随着供应链的不断延伸而加强。
然而,所有的问题不会“一夜出现”。运输流程的不断复杂常常使得企业不得不在供应链管理上创新。物流管理工具的能力与货物增长和复杂程度是否协同,成为决定物流战略能否成功的关键因素。
如前面所说,能够应对更加复杂的全球化运输需求的能力越发重要。尤其是企业可能缺乏专业技术来发挥某些职能的优势;IT部门缺少资源来协助TMS的实施;企业希望减少初期的费用支出。因此,公司应该从不同角度看待这些问题,探索如何选择合适的TMS,特别能在各种方式的细节上仔细斟酌。
在TMS实施的初期,服务提供商首先必须审视客户的硬件需求,然后再根据评估设定软件和购买硬件。
与此同时,供应商也要能够安装和配置TMS软件、通信连接、企业信息应用工具软件,以及根据需要安装和支持第三方软件如PCMiler、UPS、FedEx和DHL等服务终端软件。
另外,提供商还需要建立企业应用集成(EAI),通过对客户施加 “压力”,让他们接受一定的运输管理实践会加快TMS实施的进度。这从长期来说是对客户有利的,如TMS会成为整个企业运输费率的数据存储库。
总的来说,一切需要客户能够通过TMS,强化同承运人之间的实际业务来往,从而在费用管理等方面真正地“改头换面”。
 

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